Productional Conditions ALDA

Production Conditions (ENG)

1. Applicability

1.1 These ‘Production Conditions ALDA’ form an inseparable part of the General Purchase Conditions from ALDA and apply to – and form an inseparable part of – any request for quotation and/or agreement with ALDA.

1.2 In these terms and conditions ‘the supplier’ shall be understood to mean; any (legal) person supplying goods or services to ALDA for the purpose of an event/production.

1.3 Deviation from these terms and conditions shall only be possible if parties have explicitly agreed so in writing in advance.

2. Machinery

2.1 Machinery is made available to the supplier in consultation with the (technical) producer of or employed by ALDA, but is never for the exclusive use of the supplier.

2.2 The machinery planning will be made by the (technical) manufacturer of or in the service of ALDA, taking into account the needs of the various suppliers as much as possible.

2.3 During the working day the keys of the equipment shall remain in the vehicles. At the end of the working day these keys must be returned to the crewoffice/production office. The equipment will be returned to the location designated by the (technical) producer of or employed by ALDA.

2.4 Machinery will be delivered by the supplier in a clean and damage free state, fully fuelled or loaded at all times.

3. Damages

3.1 Any form of damage shall at all times be reported to the crewoffice/the production office of ALDA.

3.2 At the crewoffice/the production office of ALDA damage forms are available, which have to be filled in and signed.

3.3 In case of negligent reporting of damage, or filling in the damage form completely, all costs will be at the expense of the supplier concerned.

4. Missing

4.1 Any loss must be reported immediately and at least within 24 hours after the event to the (technical) producer of or employed by ALDA.

4.2 Any form of theft/appropriation of materials of ALDA or third parties shall always be reported to the police.

5. Hotel accommodation

5.1 ALDA is not obliged to provide hotel rooms to its suppliers within a radius of 70 kilometers of the event location and shall therefore indicate the possibilities per production per supplier.

5.2 In case rooms are made available by ALDA for a production, ALDA will use a double room policy.

5.3 When a single room is required, this can be requested from ALDA based on availability. The difference in costs between a double and single room will be charged to the supplier.

5.4 When upon verification a double room turns out to be used for single use, the extra costs for this type of use will be charged to the supplier.

5.5 A NO SHOW will always be charged to the supplier. It is the supplier’s responsibility to report any cancellations in a timely manner.

5.6 A hotel room can be cancelled up to 48 hours in advance. Should there be any costs associated with canceling, these will always be charged to the supplier.

6. Portophones

6.1 Handheld radios for building up, dismantling and showday(s) can be reserved in consultation with ALDA.

6.2 Handheld radios are a means of communication between the technical producer and the various suppliers during assembly and disassembly and are therefore not meant for mutual communication between employees of one single supplier. The supplier in question must take care of this himself.

6.3 In the event that more handheld radios are required than are allocated by ALDA, these may be ordered additionally from ALDA (subject to availability). The costs for this shall be for the supplier.

7. Crew catering

7.1 During construction, deconstruction and showday(s) crew catering will be facilitated by ALDA in the form of lunch, dinner and (in consultation) nightsnack/nightdinner.

7.2 ALDA will draw up a lunch and dinner schedule in consultation with the suppliers. When the specified lunch and dinner times cannot be met, meals may be served during the last half hour of the lunch and dinner slots.

7.3 Lunch and dinner vouchers must be picked up per person at the crew office. Vouchers will not be issued per vendor.

7.4 Any changes in catering numbers must be reported to the crew office on the day in question before 09:00 in the morning. On the last day of dismantling a cancellation for the dinner has to be made before 12:00 hrs.

7.5 Vouchers that are not collected and also not signed out within the time specified will be charged to the supplier.

8. Safety

8.1 Crew without the proper safety equipment (see below the applicable health and safety standards) will be removed from the construction site if further instructions from ALDA are not complied with. It is up to the supplier to apply these regulations within their own organization. When crew members are summoned to leave the construction site in case of violation, it is also up to the supplier to find suitable replacements.

Every crew member is expected to work in accordance with the applicable occupational health and safety standards. This means, among other things:

– Wearing safety shoes;

– Wearing safety helmets;

– Wearing a safety harness and/or fall protection equipment;

– Wearing hearing protection in case of noise exposure of more than 85 dB; (Earplugs can be picked up at the production office);

– Forklifts, shovels and platforms may only be driven by qualified persons;

– Escape routes must remain free of obstacles.

If an accident occurs on site, the organization must be notified at all times via the walkie-talkie on channel 1. For crew members working in an area where more than 85 dB of sound is produced, wearing hearing protection is mandatory for EVERYONE. Concretely this means that:

– Everyone who works during the dismantling and / or show (and the rehearsals / sound checks) should wear hearing protection.

8.2 Damage (to third parties) or delays in the production process resulting from non-compliance with the house rules, will be charged to the supplier.

9. Storage of empty goods

9.1 For each production, ALDA shall make an effort to provide for storage of empty equipment (flight cases, trailers etc.), however, this is not guaranteed. Empty goods are therefore in principle the responsibility of the supplier.

10. Use of Third Party Materials

10.1 The use of third-party materials is subject to mutual consultation. Damages to these materials shall also be settled in mutual consultation. ALDA shall not mediate in this and shall never be liable.

11. Security cameras

11.1 ALDA reserves the right to use security cameras during set-up, dismantling and show day(s). By accepting the order, the supplier agrees that the camera images will only be used to promote safety and possibly as evidence in case of disputes and/or incidents. The images will be deleted 6 months after the end of the show.

12. (Litter) Waste

12.1 ALDA shall provide waste containers for suppliers to use. Any damage from litter (such as punctures caused by screws etc.) shall be borne by the supplier responsible for the damage suffered.

13. Electricity

13.1 From 24 hours before the show fixed voltage is guaranteed. Only in prior consultation with the (technical) producer of or employed by ALDA this can be changed.

14. Accreditation

14.1 Show accreditation is not a disguised guest list! Only working crew can be registered for this. In case of violation, the supplier concerned will be fined 250 euro per case.

15. Parking policy

15.1 ALDA will provide parking facilities for build-up and breakdown crews. Per production there are also a number of show parking tickets available, depending on the available capacity. ALDA will assign these parking tickets to the supplier, it is up to the supplier to distribute these among the crew and possibly instruct them to carpool or use another means of transportation.

16. Documentation

16.1 Documentation (drawings etc.) of the production may never be forwarded to third parties and/or used in other matters than the production for which they were produced. These shall be the property of ALDA, unless agreed otherwise in writing in advance.

17. Payment conditions

17.1 ALDA has standard conditions of payment. Deviation therefrom shall only be possible in so far as jointly agreed beforehand and shall never be imposed unilaterally.

18. Third Party Insurance

18.1 Third-party insurance is a legal obligation. All employees on the floor must therefore have third-party insurance.

When accepting each project, the supplier agrees to the above conditions.

Production Conditions (DUTCH)

1. Toepasselijkheid

1.1 Deze ‘Productievoorwaarden ALDA’ zijn een onlosmakelijk onderdeel van de Algemene Leveringsvoorwaarden van ALDA en zijn van toepassing op – en maken onlosmakelijk deel uit van – iedere uitvraag, offerte en/of overeenkomst met ALDA.

1.2 In deze voorwaarden wordt met ‘de leverancier’ bedoeld; iedere (rechts)persoon die ALDA goederen of diensten levert ten doel van een event/productie.

1.3 Van deze voorwaarden kan slechts worden afgeweken indien partijen dat uitdrukkelijk en schriftelijk vooraf zijn overeengekomen.

2. Machinerie

2.1 Machinerie wordt in overleg met de (technisch) producent van of in dienst van ALDA beschikbaar gesteld aan de leverancier, maar is echter nooit voor exclusief gebruik van de leverancier.

2.2 De machinerieplanning wordt vervaardigd door de (technisch)producent van of in dienst van ALDA, waarbij deze de behoeften van de verschillende leveranciers zoveel mogelijk in acht zal nemen.

2.3 Gedurende de werkdag dienen de sleutels van de machinerie in de voertuigen aanwezig te blijven. Einde werkdag dienen deze sleutels ingeleverd te worden bij de crewoffice/het productiekantoor. De machinerie zal teruggeplaatst worden op de door de (technische) producent van of in dienst van ALDA daartoe aangewezen locatie.

2.4 Machinerie wordt door de leverancier te allen tijde schoon, schadevrij en volgetankt of volgeladen opgeleverd.

3. Schades

3.1 Iedere vorm van schade dient te allen tijde gemeld te worden bij de crewoffice/het productiekantoor van ALDA.

3.2 Bij de crewoffice/het productiekantoor van ALDA zijn schadeformulieren aanwezig, die ingevuld en ondertekend dienen te worden.

3.3 Bij het nalatig zijn in het melden van schade, of het volledig invullen van het schadeformulier zullen alle kosten voor rekening van de betreffende leverancier komen.

4. Vermissingen

4.1 Alle vermissingen dienen per direct en ten minste binnen 24 uur na evenement gemeld te worden bij de (technisch)producent van of in dienst van ALDA.

4.2 Constatering van enigerlei vorm van diefstal/ontvreemding van materialen van ALDA of van derden wordt altijd opgevolgd met een aangifte bij de politie.

5. Hotelovernachtingen

5.1 ALDA is niet verplicht hotelkamers beschikbaar te stellen aan haar leveranciers binnen een radius van 70 kilometer binnen de eventlocatie en zal derhalve per productie per leverancier aangeven wat de mogelijkheden op dit gebied zijn.

5.2 Indien er vanuit ALDA kamers beschikbaar worden gesteld voor een productie, hanteert ALDA een double room policy.

5.3 Wanneer een single room gewenst is, dan kan dit op basis van beschikbaarheid aangevraagd worden bij ALDA. Het verschil in kosten tussen een double en single room zijn voor rekening van de leverancier.

5.4 Wanneer bij controle een double room voor single use gebruikt blijkt te zijn of worden, zullen de meerkosten van dit type gebruik worden doorbelast aan de leverancier.

5.5 Een NO SHOW wordt altijd doorbelast aan de leverancier. Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om eventuele afmeldingen tijdig te melden.

5.6 Een hotelkamer annuleren kan tot uiterlijk 48 uur van tevoren. Mochten er kosten verbonden zijn aan het annuleren worden deze te allen tijde doorbelast aan de leverancier.

6. Portofoons

6.1 Portofoons voor opbouw, afbouw en showdag(en) kunnen in overleg gereserveerd worden bij ALDA.

6.2 Portofoons zijn tijdens de op- en afbouw een communicatiemiddel tussen de technisch producent en de verschillende leveranciers en zijn derhalve niet bedoeld voor onderlinge communicatie tussen medewerkers van een enkele leverancier. De leverancier in kwestie dient hier zelf zorg voor te dragen.

6.3 Indien er meer portofoons gewenst zijn dan door ALDA toegekend worden, dan kunnen deze (onder voorbehoud van beschikbaarheid) bijbesteld worden bij ALDA. De kosten hiervoor zijn voor de leverancier.

7. Crewcatering

7.1 Tijdens opbouw, afbouw en showdag(en) wordt er door ALDA op gezette tijden crewcatering gefaciliteerd in de vorm van een lunch, diner en (in overleg) nightsnack/nightdiner.

7.2 ALDA zal in overleg met de leveranciers een lunch- en dinerschema opstellen. Wanneer de aangegeven lunch- en dinertijden niet gehaald kunnen worden, kan er in het laatste half uur van de lunch- en diner slots worden gegeten.

7.3 De lunch- en dinerbonnen dienen per persoon opgehaald te worden bij de crew-office. De bonnen worden niet per leverancier uitgegeven.

7.4 Eventuele wijzigingen in cateringaantallen dienen op de betreffende dag ’s ochtends voor 09:00 uur te worden aangegeven bij de crew-office. Tijdens de laatste afbouwdag dient een afmelding voor het diner uiterlijk 12:00 uur te worden doorgegeven.

7.5 Bonnen die niet worden opgehaald en ook niet binnen de daarvoor gestelde tijd zijn afgemeld, zullen worden doorbelast aan de leverancier.

8. Veiligheid

8.1 Crew zonder de juiste veiligheidsmiddelen (zie hieronder de geldende ARBO-veiligheidsnormen) zullen verwijderd worden van het bouwterrein indien er niet gehoor wordt gegeven aan verdere instructies vanuit ALDA. Het is aan de leverancier om deze regelgeving toe te passen binnen de eigen organisatie. Wanneer crew bij overtreding gesommeerd wordt het bouwterrein te verlaten, is het ook aan de leverancier om hier geschikte vervanging voor te vinden.

Ieder crewlid wordt geacht volgens de geldende ARBO-veiligheidsnormen te werken. Dit betekent onder andere:
• Het dragen van veiligheidsschoenen;
• Het dragen van veiligheidshelmen; 

• Het dragen van een veiligheidsharnas en/of valbeschermingsmiddelen;
  • Het dragen van gehoorbescherming bij een geluidsbelasting van meer dan 85 dB; (Oordoppen zijn af te halen op het productiekantoor);
  • Heftrucks, shovels en hoogwerkers mogen alleen door gekwalificeerde personen bestuurd worden;
  • Vluchtroutes dienen vrij te blijven van obstakels.

Indien er een ongeval plaatsvindt op locatie dient dit te allen tijde aan de organisatie gemeld te worden via de portofoon op kanaal 1. 

Gehoorbescherming 

Voor de crewleden die in een ruimte waar meer dan 85 dB geluid geproduceerd wordt, is het dragen van gehoorbescherming voor IEDEREEN wettelijk verplicht.
Concreet houdt dit in dat:
• Iedereen die tijdens op- afbouw en/of show werkzaam is (en de repetities/soundchecks) gehoorbescherming dient te dragen.

8.2 Schade (aan derden) of vertraging in het productieproces voortvloeiend uit het niet naleven van het huishoudelijk reglement, worden in rekening gebracht aan de betreffende leverancier.

9. Opslag leeg goed

9.1 ALDA zal zich ten behoeve van iedere productie inspannen te voorzien in een opslag van leeg goed (flightcases, trailers etc.), echter is deze niet gegarandeerd. Het leeg goed is in beginsel dan ook de verantwoordelijkheid van de leverancier.

10. Gebruik materialen derden

10.1 Gebruik materiaal van derden geschied in onderling overleg. Schades aan deze materialen worden ook in onderling overleg afgehandeld. ALDA zal hier niet in bemiddelen en is nimmer aansprakelijk in deze.

11. Beveiligingscamera’s

11.1 ALDA behoudt zich het recht tijdens de opbouw, afbouw en showdag(en) gebruik te maken van beveiligingscamera’s. Met de aanvaarding van de opdracht stemt leverancier er mee in dat de camerabeelden uitsluitend gebruikt worden ter bevordering van de veiligheid en eventueel als bewijsmateriaal in geval van geschillen en/of incidenten. De beelden zullen 6 maanden na einde show worden gewist.

12. (Zwerf)Afval

12.1 ALDA voorziet in afvalcontainers waar leveranciers gebruik van dienen te maken. Eventuele schades uit zwerfaval (zoals lekke banden door schroeven etc.) zijn voor rekening van de leverancier verantwoordelijk voor de geleden schade.

13. Electra

13.1 Vanaf 24 uur voor show is vaste spanning gegarandeerd. Alleen in voorafgaand overleg met de (technisch) producent van of in dienst van ALDA kan hiervan afgeweken worden.

14. Accreditatie

14.1 De showaccreditatie is geen verkapte gastenlijst! Alleen werkende crew kan hiervoor worden aangemeld. Bij overtreding wordt de betreffende leverancier beboet met 250 euro per geval.

15. Parkeerbeleid

15.1 Voor op- en afbouwcrew zal ALDA parkeergelegenheid voorzien. Per productie zijn er ook een x-aantal showparkeerkaarten beschikbaar, afhankelijk van de beschikbare capaciteit. ALDA kent deze parkeerkaarten toe aan de leverancier, het is aan de leverancier om deze onder de crew te verdelen en deze eventueel de opdracht te geven te carpoolen of een ander vervoersmiddel te gebruiken.

16. Documentatie

16.1 Documentatie (tekeningen etc.) van de productie mag nimmer doorgestuurd worden naar derden en/of gebruikt worden in andere zaken anders dan de productie waar zij voor zijn vervaardigd. Deze zijn eigendom van ALDA, tenzij schriftelijk anders vooraf is overeengekomen.

17. Betalingsvoorwaarden

17.1 ALDA kent standaard betalingsvoorwaarden. Afwijking hiervan kan alleen voor zover dit gezamenlijk van tevoren is overeengekomen en kan nimmer eenzijdig opgelegd worden.

18. WA-verzekering

18.1 Het hebben van een WA-verzekering is wettelijk verplicht. Alle werknemers op de vloer dienen dan ook in het bezig te zijn van een WA-verzekering.

Bij het aannemen van elk project gaat leverancier akkoord met bovenstaande voorwaarden.